Vom Bedarf bis zum Vertrag: Orizon arbeitet als Master Vendor komplett digital

Steckbrief

Die Ausgangslage

Orizon ist ein bundesweit tätiger Personaldienstleister mit Sitz in Augsburg und rund 6.000 Mitarbeitenden. Für seine Kunden arbeitet Orizon unter anderem als Master Vendor und steuert dabei nicht nur die eigenen Mitarbeitenden, sondern auch die eingebundenen Co-Lieferanten, die Fachbereiche auf Kundenseite und eine Vielzahl von Kandidaten.

Digitale Steuerung ist für Orizon längst Standard. Für die Zusammenarbeit mit seinen Kunden suchte Orizon einen Technologiepartner, der nicht nur Software liefert: einen, der zuhört, schnell reagiert und Prozesse an das Projekt anpasst, statt sie in starre Strukturen zu zwängen.

Oftmals läuft die Abstimmung auf Kundenseite noch über E-Mail, Telefon und Excel: Bedarfe gehen vom Fachbereich über die Personalabteilung an den Dienstleister, Profile werden einzeln weitergeleitet und Übersichten von Hand gepflegt. So auch bei einem Kunden aus der Luftfahrtindustrie, einem Projekt mit besonderen Anforderungen und hohem Volumen aus Helfertätigkeiten und Fachkräften, mit mehreren Co-Lieferanten, tariflichen Vorgaben und eingebundenem Betriebsrat. Hier wollte Orizon den Ablauf vollständig digital abbilden, vom Bedarf über die Auswahl der Kandidaten bis zum unterschriebenen Überlassungsvertrag.

Warum Pactos

Orizon hat Pactos zuerst in einem Pilotprojekt getestet und war schnell überzeugt. Drei Punkte gaben den Ausschlag.

1. Einfach und intuitiv

   Fachbereiche, Teamleiter und Co-Lieferanten arbeiten nach einer kurzen Einweisung im System. Die Rückmeldungen aus dem Kundenprojekt loben vor allem das klare Design und die einfache Bedienung. Das zählt, denn ein VMS ist nur so gut, wie es von allen Beteiligten tatsächlich genutzt wird.

2. Support, der schnell reagiert

   Orizon hat feste Ansprechpartner bei Pactos. Fragen sind im Schnitt in unter einer Stunde beantwortet, Anpassungen am Prozess setzt Pactos teils am selben Tag um. So bleibt Orizon gegenüber seinen Kunden handlungsfähig.

3. Transparenz über alle Daten

   Bedarfe, Kandidaten, Verträge und Lieferanten liegen auf einer Plattform. Auswertungen zu Besetzungszeiten und Lieferantenleistung stehen jederzeit bereit, für Orizon und für den Kunden.

Die Lösung

Vendor Intelligence als gemeinsame Plattform: Orizon steuert das Fremdpersonal seiner Kunden über Pactos. Kunde, Orizon und Co-Lieferanten arbeiten auf derselben Plattform, jeder mit seiner Rolle. Das umfasst:

• Bedarfe zentral erfassen: Fachbereiche melden ihre Bedarfe direkt im System statt per E-Mail oder Telefon.
• Erst der Master Vendor, dann die Co-Lieferanten: Ein Bedarf geht zuerst an Orizon und nach einer festen Frist automatisch an die Co-Lieferanten. Jede Anfrage und jede Reaktion ist nachvollziehbar.
• Kandidaten im Fachbereich bewerten: Teamleiter sehen die Profile direkt und bewerten sie im System. Offene Bewertungen erinnern sich selbst.
• Verträge digital unterschreiben: Der Überlassungsvertrag wird digital unterschrieben, ohne Papier und Unterschriftenlauf.
• Freigaben und Rollen: Abmeldungen und Übernahmen laufen über feste Freigabewege. Jede Rolle sieht genau das, was sie braucht.
• Tarifliche Regeln hinterlegt: Equal Pay und Branchenzuschläge sind im System abgebildet und greifen automatisch.

Erste Ergebnisse

Im Projekt aus der Luftfahrtindustrie hat sich die Plattform schnell bewährt.

Schnell eingearbeitet. Die Teamleiter des Kunden konnten nach einer gemeinsamen Schulung direkt im System arbeiten.

Schnelle Hilfe im Support. Fragen von Orizon und vom Kunden sind im Schnitt in unter einer Stunde beantwortet.

Hohe Akzeptanz. Fachbereiche, Teamleiter und Co-Lieferanten arbeiten ohne lange Einarbeitung im System. Die Rückmeldungen loben das klare Design und die einfache Bedienung.

Weniger Abstimmung. Bedarfe, Profile und Verträge liegen an einem Ort statt in E-Mails und Excel-Listen.

Was sich geändert hat

Die wichtigsten Veränderungen im Überblick.

Ausblick

Orizon und Pactos freuen sich auf die weitere Zusammenarbeit. Was sich in den Projekten bewährt und was Kunden neu fordern, fließt direkt in die Entwicklung ein.

Gemeinsam entwickeln beide die Plattform weiter, mit dem Ziel, dass Kunden, Master Vendor und Co-Lieferanten Fremdpersonal digital, transparent und mit wenig Aufwand steuern.