Vendor Intelligence Ein VMS für die durchgängige Steuerung von Fremdpersonal

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Der Ist-Zustand

Externe Personalkosten lassen sich nur steuern, wenn die Daten vollständig vorliegen

Viele Unternehmen steuern ihre Dienstleister noch über Excel, Telefon und Papier. Mit wachsendem Volumen, Prüfungen oder komplexeren Abrechnungen wird dieser Ansatz schnell aufwendig.

Excel

Kein Überblick

Jeder Standort pflegt seine eigenen Listen. Wer wissen möchte, wer gerade wo im Einsatz ist, zu welchem Satz und bis wann, muss die Informationen oft erst zusammensuchen.

Telefon und E-Mail

Kein Tempo

Bedarfe gehen an mehrere Dienstleister, Rückmeldungen kommen einzeln zurück und Freigaben laufen über Telefon oder E-Mail. Der aktuelle Stand verteilt sich dabei schnell über verschiedene Postfächer.

Papier

Kein Nachweis

Stundenzettel, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und AÜ-Erlaubnisse liegen oft noch als Ausdruck oder Anhang vor. Läuft eine Frist ab, fällt das im schlimmsten Fall erst bei der nächsten Prüfung auf.

Die Lösung

Pactos bringt die Steuerung von Fremdpersonal in ein gemeinsames System

Mit Pactos steuern Sie externe Arbeitskräfte und Personaldienstleister zentral. Bedarf, Auswahl, Nachweise, Zeiten und Rechnungen greifen in einem durchgängigen Prozess ineinander.

Personaldienstleister

Bewerbermanagement ERP
Pactos Vendor Management System
  1. 01 Beschaffen Bedarf melden, ausschreiben, Kandidaten auswählen
  2. 02 Steuern Einsätze, Zeiten und Nachweise laufend führen
  3. 03 Bezahlen Leistung prüfen, abrechnen und freigeben
ERP Zeitwirtschaft Rechnungswesen

Endkunde

Von der Jobvorlage bis zur Rechnung in einem durchgängigen Prozess

JobvorlageBedarfFreigabeVerteilungAuswahlEinsatzZeitenFragen
Schritt 1 von 7 · Jobvorlage

Speichern Sie die Vorlage. Sie dient als Basis für jeden Bedarf.

Kommissionierer:in NachtschichtVorlage
RolleKommissionierer:inQualifikationFlurförderscheinSchichtmodellDreischicht, Mo–FrStandortWerk Nord, Halle 3
Pflichtnachweise
FlurförderscheinNachtschichtUnterweisung
Wird vorbefüllt
RolleQualifikationSchichtmodellNachweisein jedem neuen Bedarf, ohne Nachtippen
JobvorlageQuelle
Personalbedarf6 Plätze
aus der Jobvorlage übernommen
6 ×Zeitraum 01.09. – 30.11.2026
Lieferantengruppennach Reihenfolge
AzuerstBnach FristCdanachGruppe B startet erst, wenn A nicht besetzt
Genehmigungsstufen
je Rolle konfigurierbar
Operative09:14 freigegebenEinkaufliegt vorFinancewartet
Freigegeben09:14
freigegebenGruppe AGruppe BGruppe Cgeht sofort an die Dienstleistergruppen
Paco · ABC-Logik
VerteilungsvorlageVorlage
Reihenfolge und Frist je Stufe
1Gruppe Aläuft2Gruppe Bnach Frist3Gruppe Cdanach
Priorität 1gesendet
Nordwind PersonalangenommenRheinkraft Personaloffen
Priorität 2geplant
startet automatisch nach der Frist von Priorität 1
Süd-LogistikgeplantIsar Zeitarbeitgeplant
3 Vorschläge · Nordwind
MBMilan Brandt
Nordwind Personal · verfügbar ab 15.09.
FlurförderscheinDeutsch B1
LSLena Sander
Nordwind Personal · verfügbar ab 01.10.
NachtschichtDeutsch B2
AHAnna Hoffgewählt
Nordwind Personal · verfügbar ab 01.09.
FlurförderscheinNachtschichtDeutsch B2
LebenslaufPaco
FlurförderscheinNachtschicht 3 J.Deutsch B2Passung 91 %WarumFlurförderschein belegtNachtschicht, 3 Jahreverfügbar ab 01.09.
Pipeline
NeuScreeningInterviewEingestellt
AHAnna HoffEinsatz
Werk Nord, Halle 3 · ab 01.09.2026
Automatische PrüfungPaco
DuplikatBlacklist
Personalaktedigital
A1-BescheinigungAÜ-ErlaubnisUnterweisungalle Nachweise gültig
AÜ-VertragE-Signatur
Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
AuftraggeberDienstleisterbeide Seiten signieren in der Plattform
AH39,5 StundenKW 36
aus der Zeiterfassung, nicht nacherfasst
MoDiMiDoFrSaSo
Time To Fill12 Monate
von der Meldung bis zum ersten Einsatztag
Automatische PrüfungenPaco
Equal Pay in 84 TagenHöchstüberlassungsdauer 8 von 18 MonatenAuslastung 98 %
Rechnungsprüfungautomatisch
Zeitnachweis geht mit Fehlerprüfung in die Rechnung
Einsätze je Dienstleister
Nordwind PersonalSüd-Logistikweitere
Paco · Pactos Companion
Pacoim Produkt
Was hat uns Nordwind im September gekostet?
184.200 € über 32 Einsätze in zwei Werken. Alle Rechnungen sind geprüft.
Kannst du das mit anderen Dienstleistern vergleichen?
Rheinkraft liegt dicht dahinter, Süd-Logistik und Isar deutlich darunter.
Kosten je DienstleisterSeptember
Nordwind Personal184.200 €32 Einsätze2 Werkealle Rechnungen geprüft
VergleichPaco
NordwindRheinkraftSüd-Log.IsarSeptember, alle geprüften Rechnungen
Messbare Ergebnisse

Messbare Ergebnisse aus dem laufenden Betrieb

6 %direkte Kostenersparnis
70 %Zeitersparnis in der Verwaltung
100 %Rechtskonformität
Funktionsüberblick

Ein Kernsystem vom Bedarf bis zur Abrechnung

Sieben Module bilden den gesamten Prozess ab und sind im Preis enthalten. Schichtplanung, Zeitnachweise und Compliance Intelligence können ergänzt werden. Die KI-Funktionen unterstützen direkt in den Modulen, die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Kernmodule

im Preis enthalten Paco — der KI-Assistent steckt in jedem Modul
Bedarf & Bestellung Sie melden einen Bedarf einmal und verteilen ihn gleichzeitig an die passenden Dienstleister. Kandidaten Die Vorschläge aller Dienstleister laufen in einer gemeinsamen Ansicht zusammen und lassen sich direkt vergleichen. Einsatz & Akte Zu jedem Einsatz sind Fristen, Akte und Historie an einer Stelle hinterlegt. Dokumente Die AÜV entsteht aus der Vorlage, wird digital signiert und revisionssicher abgelegt. Compliance Nachweise bleiben vollständig, Fristen werden frühzeitig gemeldet und Unterlagen für Audits stehen direkt zur Verfügung. Abrechnung Sie sehen die voraussichtlichen Kosten schon vor der Rechnung und können die Abrechnung anschließend zentral verarbeiten. Analysen Sie sehen laufend, was einzelne Dienstleister leisten und kosten.

Zusatzmodule

dazu buchbar
Planungsstruktur mit Organigramm aus Lagerhalle, Produktion und zugeordneten Teams Schichtplanung Sie erkennen unterbesetzte Schichten, bevor sie beginnen. Zeiterfassung einer Kalenderwoche mit Von, Bis, Pause und Summe Zeitnachweise Sie erfassen die Stunden digital, geben sie frei und übergeben sie abrechnungsfertig. Compliance Intelligence Bescheinigungen kommen vom Aussteller, ohne dass jemand sie anfordert.

Im Standard enthalten

Kernmodule

Anfragemanagement

Vom Bedarf zur Bestellung in einem durchgängigen Prozess

Kandidatenmanagement

Alle Vorschläge in einer Ansicht, von der Bewerbung bis zur Auswahl

Einsatzmanagement

Jeder Einsatz mit Fristen, Akte und Historie, vom Start bis zur Verlängerung

Dokumente & Verträge

Verträge erstellen, digital signieren und revisionssicher ablegen

Abrechnung

Kosten früh sehen und Rechnungen sauber weiterverarbeiten

Compliance

Nachweise vollständig, Fristen im Blick und Unterlagen für Prüfungen direkt verfügbar

Analysen

Kennzahlen passend zur jeweiligen Rolle und automatisch bereitgestellt

Paco AI

Paco unterstützt direkt im Arbeitsprozess

Paco unterstützt bei Bedarfen, Kandidaten und Auswertungen. Sie beschreiben, was Sie brauchen, und der Assistent legt Inhalte an, findet Informationen oder erklärt Zusammenhänge. Die Funktionen sind direkt in den jeweiligen Ansichten integriert.

  • Antworten aus Ihren Daten, mit Verweis auf den Satz im System
  • Führt zu jeder Funktion, statt sie suchen zu lassen
  • Paco schlägt vor, Sie bestätigen — jede Aktion bleibt Ihre Entscheidung
  • Nach EU AI Act eingeordnet und dokumentiert, Verarbeitung in der EU
Weitere Module

Zu den Kernmodulen kommen weitere Module.

Schichten, Zeiten und Kurzfristeinsätze liegen in Workforce Intelligence. Die laufende Prüfung Ihrer Dienstleister ist eine eigene Lösung.

Pactos, Ansicht Planungsstruktur

Schichtplanung

Vom Organigramm bis zur einzelnen Schicht, Externe im selben Plan.

Workforce Intelligence Pactos, Ansicht Zeiten erfassen

Zeiterfassung und Zeitnachweise

Erfasste Stunden gehen geprüft in die Rechnung, nicht auf einen Zettel.

Workforce Intelligence Pactos, Ansicht Schichtplanung

Kurzfristeinsätze

Kurzfristige Einsätze laufen im selben System wie die Überlassung.

Workforce Intelligence Pactos, Ansicht Beschaffungslauf

Compliance Intelligence

Nachweise holen sich selbst, direkt beim Aussteller.

Eigene Lösung
Implementierung

In wenigen Wochen produktiv: zwei bis drei Workshops reichen für die Einführung aus.

Phase 1
Setup & Alignment

Wir richten die Plattform ein und klären Rollen, Standorte und Freigabestufen. IT und Datenschutz bekommen früh ihre Unterlagen, Betrieb und Betreuung übernehmen wir.

Phase 2
Konzeption & Integration

Zwei bis drei Workshops von je etwa einer Stunde genügen, um Ihre Prozesse zu konfigurieren, Ihre Systeme anzubinden und die Daten zu übernehmen.

Phase 3
Pilot & Validierung

Ein Standort oder eine Lieferantengruppe startet als Pilot. Die Schulung je Dienstleister dauert im Schnitt 15 Minuten und das Lieferantenportal ist einfach zu bedienen.

Phase 4
Rollout & Stabilisierung

Anschließend kommen weitere Standorte schrittweise hinzu. Sie behalten einen festen Ansprechpartner und erhalten an Werktagen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung.

Go-Live
„Über die Pactos-Plattform konnten wir nicht nur innerhalb von drei Wochen 5 Stellen mit Fachkräften besetzen, sondern auch gleichzeitig die Kosten senken.“
Philip KnuthGeschäftsführer, KNUTH Werkzeugmaschinen
„Bei uns war es vor allem der gesamte Vertragszyklus […]. Für meine Kolleg*innen hat sich vor allem die Übermittlung von Kandidatenprofilen, Zeiten und Auswertungen vereinfacht. Durch die integrierten Systeme wird manueller Aufwand eingespart.“
Biljana StojanovicManager Strategic Account Development, unique Personalservice
Gruppenaufnahme des Talent-Spring-Teams in einem hellen Büro
„Pactos hat unsere Kundenkommunikation drastisch verbessert. Früher verbrachten wir Stunden mit dem Versenden von E-Mails zur Klärung einfacher Projektdetails. Nun können wir in Echtzeit kommunizieren, Dateien teilen und Feedback sammeln – alles an einem Ort.“
Karim SuhmGeschäftsführer, Talentspring
Logistikzentrum von HIVE aus der Luft, Lkw an den Verladetoren
„Der Prozess mit Pactos war unglaublich einfach. Innerhalb kürzester Zeit erhielten wir die ersten Angebote von Dienstleistern. Die Angebote waren leicht zu vergleichen und wir konnten schnell die richtigen Partner auswählen. So schnell und reibungslos verlief es noch nie. Mit Pactos haben wir uns bei der Suche nach neuen Dienstleistern sehr viel Zeit gespart.“
Yasmine ShakerJunior People Manager, HIVE
FAQ

Häufige Fragen

Machen unsere Personaldienstleister da mit?
Ja, weil sie selbst profitieren: Kandidaten sind in drei Minuten übermittelt, die Besetzungsquote steigt um bis zu 30 %. Jeder Dienstleister sieht dabei nur seinen eigenen Stand, nie den der anderen. Das Onboarding dauert im Schnitt 15 Minuten.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Zwei bis drei Workshops von je etwa einer Stunde, ein Projektverantwortlicher auf Ihrer Seite. Der Pilot ist in wenigen Wochen produktiv, die Train-the-Trainer-Schulung ist enthalten.
Wir haben Sonderprozesse je Standort.
Workflows, Freigabestufen und Lieferantengruppen konfigurieren Sie je Gesellschaft und Standort. Wer freigibt, legen Sie fest: Operative, HR, Einkauf oder der Betriebsrat.
Was ist mit IT-Sicherheit & DSGVO?
ISO 27001, DSGVO-konform, Hosting in der EU, SSO und offene Schnittstellen. IT und Datenschutz bekommen AVV, Sicherheitsunterlagen und die Integrationsübersicht schon vor der Entscheidung.
Was unterscheidet Pactos von einem klassischen VMS?
Pactos kombiniert KI-gestützte Funktionen für Routineaufgaben wie CV-Auswertung und Duplettencheck mit vollständiger Unabhängigkeit von Personaldienstleistern. Kein Lieferant wird bevorzugt.
Was passiert mit unseren bestehenden Systemen?
Ihre bestehenden Systeme bleiben erhalten. Pactos verbindet sie über offene Schnittstellen, unter anderem mit SAP, DATEV, zvoove und Talent360. Ihr ERP kann weiterhin die führende Quelle für Stammdaten und Buchungen bleiben.
Rechnet sich das?
Pactos reduziert den manuellen Aufwand in Prüfung und Verwaltung und hilft, Abrechnungsfehler früh zu erkennen. Bei KNUTH Werkzeugmaschinen sank der Zeitaufwand in den Prozessen um 70 Prozent und die Zahl der Rechnungsfehler um 20 Prozent. Ihren individuellen Effekt können Sie im ROI-Rechner berechnen.

Sehen Sie, wie Pactos VMS in Ihrem Prozess funktioniert

In einem gemeinsamen Gespräch zeigen wir den Ablauf an einem konkreten Prozess: Bedarf, Freigabe, Nachweis und Rechnung an einem Ihrer Standorte.

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