Steckbrief
Die Ausgangslage
Unique Personalservice ist Master Vendor für einen großen Logistikkonzern und besetzt dort gewerblich-technische Stellen, etwa mit Staplerfahrern und Lagerhelfern. In dieser Rolle steuert Unique nicht nur die eigenen Mitarbeitenden, sondern auch zahlreiche nachgelagerte Personaldienstleister, viele Kandidaten und eine Vielzahl von Ansprechpartnern auf Kundenseite.
Hohe Fluktuation und große Volumen bedeuten viel Verwaltung. Verträge wurden von Hand erstellt, ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, Daten lagen in getrennten Systemen. Wer kurzfristig für einen Einsatz am nächsten Morgen gebraucht wurde, musste erst ins Büro kommen, um zu unterschreiben.
Der Kunde dagegen erwartet Tempo, Rechtssicherheit und jederzeit einen aktuellen Überblick. Unique suchte deshalb eine Lösung, die den gesamten Ablauf digital abbildet: von der Anfrage über den Vertrag bis zur Rechnung.
Warum Pactos
Tempo und Rechtssicherheit lassen sich nur mit durchgängig digitalen Prozessen verbinden. Drei Punkte gaben den Ausschlag für Pactos.
Alles an einem Ort
Kunde, Unique und alle Co-Lieferanten arbeiten auf derselben Plattform. Anfragen, Profile, Einsätze und Rechnungen laufen nicht mehr über E-Mail, Telefon und Excel, sondern an einem Ort zusammen. So behält Unique als Master Vendor jederzeit den Überblick.
Schnell eingeführt
Pactos lässt sich über standardisierte Schnittstellen an bestehende Systeme anbinden. Statt eines monatelangen IT-Projekts genügte eine gezielte Einführung, ohne das Tagesgeschäft zu stören.
KI und Automatisierung im Prozess
Paco, der KI-Assistent von Pactos, hilft bei der Kandidatenauswahl, gleicht Profile mit Dubletten und Sperrlisten ab und kontrolliert Rechnungen, bevor sie bezahlt werden. Automatische Workflows überwachen Fristen und erinnern an fehlende Dokumente.
Die Lösung
Unique als Master Vendor, Pactos als Plattform: Unique verantwortet die Besetzung, die Steuerung der Co-Lieferanten und die Betreuung des Kunden. Pactos liefert die Plattform dafür, mit acht Modulen im täglichen Einsatz:
- Bestellwesen: Der Kunde meldet seinen Personalbedarf und bestellt über einen klaren Freigabeweg.
- Bewerbermanagement: KI-gestützte Auswahl mit Dubletten- und Sperrlistenprüfung. Rückmeldungen gibt der Kunde direkt im System.
- Einsatzmanagement: Alle Anfragen und Einsätze im Blick, mit digitalen Verträgen, rechtssicherer E-Signatur und Checklisten für On- und Offboarding.
- Schichtplanung: Dienst- und Schichtpläne übersichtlich planen und anpassen.
- Zeitnachweise: Arbeitszeiten digital erfassen und freigeben.
- Rechnungsvorschau: Rechnungen KI-gestützt prüfen, bevor sie bezahlt werden.
- Dokumentenablage: Alle Dokumente und Nachweise zentral an einem Ort.
- Echtzeitanalysen: Kosten, Auslastung und Leistung der Dienstleister live auswerten.
Digitaler Vertragszyklus: Arbeitnehmerüberlassungsverträge gehen über Pactos an den Kunden und werden rechtssicher digital signiert. Belehrungen und Nachweise sind dabei lückenlos dokumentiert.
Nachweise immer aktuell: Mit Compliance Intelligence behält Unique die Unterlagen und Fristen der Personaldienstleister im Blick. Fehlende oder ablaufende Dokumente werden automatisch angemahnt.
Die Ergebnisse
Weg von Papier und getrennten Systemen, hin zu einem durchgängig digitalen Ablauf: Das zeigt sich in klaren Zahlen und im Alltag der Disposition.
73 % Zeitersparnis. Über alle Prozesse hinweg spart Unique 73 % der Zeit. Das Team in der Disposition hat dadurch mehr Raum für das, worauf es ankommt: den persönlichen Kontakt zu Kunden und Mitarbeitenden.
20 % weniger Fehler in Rechnungen. Jede Rechnung wird geprüft, bevor sie bezahlt wird. Weil Zeiten, Einsätze und Abrechnung auf derselben Datenbasis liegen, fallen Abweichungen sofort auf.
15 % schnellere Besetzung. Verträge landen per Knopfdruck auf dem Smartphone der Mitarbeitenden. Sie unterschreiben digital und die Disposition sieht in Echtzeit, dass der Einsatz rechtssicher besetzt ist.
Transparent und rechtssicher. Der Status von Unterschriften und Fristen ist jederzeit einsehbar. Kosten für Porto, Papier und Archivierung entfallen fast vollständig.
Was sich geändert hat
Die wichtigsten Veränderungen im Überblick.
| Bereich | Vorher | Mit Pactos |
|---|---|---|
| Co-Lieferanten | Viele Personaldienstleister über viele Kanäle | Alle auf einer Plattform, zentral gesteuert |
| Verträge | Ausdrucken, unterschreiben, einscannen | Digital mit rechtssicherer E-Signatur, direkt auf das Smartphone |
| Fristen & Nachweise | Von Hand nachgehalten | Automatisch überwacht, mit Erinnerung bei fehlenden Dokumenten |
| Bewerbermanagement | Verteilt auf viele Ansprechpartner | Zentral, mit digitalen Rückmeldungen des Kunden |
| Rechnungen | Manuell geprüft und fehleranfällig | Vorab geprüft, 20 % weniger Fehler |
| Überblick | Kein aktueller Überblick über Einsätze | Status, Fristen und Kennzahlen in Echtzeit |
Ausblick
Unique entwickelt seine Rolle als Master Vendor konsequent digital weiter. Die Aufgaben sind dabei klar verteilt: Unique bringt als Personalexperte das Wissen über Menschen, Einsätze und die Anforderungen seiner Kunden mit, Pactos als Technologiepartner die Plattform und die KI dahinter.
Als Nächstes soll KI Dokumente noch intelligenter auswerten und Kandidatenprofile noch genauer mit den Anforderungen der Einsätze abgleichen. Was sich im Alltag bewährt, fließt direkt in die Weiterentwicklung ein.
Das gemeinsame Ziel: Personaldienstleistung, die schneller, transparenter und rechtssicher ist. So bleibt mehr Zeit für das, was zählt: Beratung, Vermittlung und die Menschen im Einsatz.
„Unique zeigt, was ein moderner Master Vendor heute leisten kann: Kunde, Co-Lieferanten und Mitarbeitende arbeiten auf einer Plattform, Verträge sind per Knopfdruck unterschrieben. Das Team von Unique kennt die Menschen und die Einsätze, wir liefern die Technologie und die KI dahinter.“