Unzählige Excel-Listen, Informationen an fünf Stellen, ständige Rückfragen von Kunden und Lieferanten – und am Ende bleibt die Verantwortung trotzdem beim Master Vendor oder Onsite Manager. Beim Business Boost des Gesamtverbands der Personaldienstleister (GVP) sprach Pactos-Gründer Antonio Zill offen über diese Pain Points aus der Praxis und zeigte, wie Personaldienstleister im Master Vendor wieder Kontrolle gewinnen.
Der Business Boost ist die Online-Reihe des GVP, in der Fördermitglieder ihre Lösungen vorstellen. Pactos war als Fördermitglied zum zweiten Mal dabei – diesmal unter dem Titel „Chaos im Master Vendor? Effiziente Steuerung komplexer Projekte mit KI".
Drei Pain Points aus der Praxis
- Fehlende Transparenz: Einsatzdaten, Verfügbarkeiten und Bedarfe liegen in separaten Listen, Kennzahlen und Fristen stehen nicht in Echtzeit zur Verfügung.
- Hoher Abstimmungsaufwand: Postfach-Ping-Pong und Telefon-Kaskaden, mehrere Runden für einfache Klärungen zwischen Fachbereich, Einkauf und Co-Lieferanten.
- Manuelle Prozesse: Onboarding, Verträge und Unterlagen werden von Hand geprüft, Reports mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengezogen.
Dahinter stecken strukturelle Ursachen: keine zentrale Steuerungs- und Datenarchitektur für externe Mitarbeitende, keine durchgängig digitale Prozesskette vom Bedarf bis zur Abrechnung und keine standardisierte Reporting-Logik. Die Folgen reichen von Abhängigkeiten von Einzelpersonen bis zu Haftungsrisiken bei Audits.
Kontrolle zurückgewinnen
Der Weg heraus führt über eine gemeinsame digitale Plattform für Personaldienstleister und Endbetrieb: Ein Vendor Management System bündelt Bedarf, Matching, Einsatz, Abrechnung und Reporting an einem Ort, bindet Bewerbermanagement, ERP und Zeiterfassung beider Seiten an und macht aus dem Master Vendor den strategischen Partner statt den Feuerlöscher.
An drei Beispielen aus Pactos zeigte Antonio Zill, wie KI-gestützte Ansätze das im Alltag leisten:
- Smarte Bedarfsmeldungen mit KI-gestützter Kandidatenauswahl, automatischer Duplikat- und Sperrlistenprüfung und direkter Einbindung der Dienstleister
- Bewerbermanagement mit allen Kandidatenanfragen und dem eingesetzten Personal an einem Ort, digitaler Unterschrift und Checklisten für On- und Offboarding
- Rechnungsprüfung mit individuellen Freigabeflows und automatischer Erkennung von falschen Beträgen, doppelten Rechnungen und Formatfehlern
Das Ziel: Großprojekte effizienter, verlässlicher und skalierbar steuern – strukturiert statt improvisiert.
Zum Nachlesen
Der Vortrag folgte demselben roten Faden wie Antonio Zills Auftritt auf der STAFFINGpro Online-Konferenz. Die ausführliche Zusammenfassung mit den häufigsten Fragen gibt es als Webinar-Nachlese.
Pactos dankt dem GVP für die Einladung zum Business Boost und allen Teilnehmern für die Fragen und den Austausch.